Introducción: ¿Que es la comunicación?

Se define como el proceso mediante el cual se intercambia información entre individuos por medio de un sistema de señales, signos o comportamientos para cumplir ciertos objetivos

La palabra comunicación proviene del latín “communits” y quiere decir: hacer común. Es compartir con otra u otras personas ideas, sentimientos, emociones, y / o conocimientos en un clima de reciprocidad.
Comunicar es la acción de compartir, de dar una parte de lo que se tiene.
La palabra comunicación, en su sentido más profundo significa “COMUNIÓN”.
A través de toda su historia, el hombre, en el transcurso de su vida está evidenciando comunicación. Los humanos nos socializamos comunicándonos, así crecemos y evolucionamos.
La comunicación es el fundamento de toda vida social. Si de algún modo es cercenada o suprimida, el grupo deja de existir. Esta actividad compartida de intercambio de símbolos es una dimensión soberana de los seres humanos.

La comunicación permite responder a dos necesidades primarias:
   a) la de informar, ya que se dirige a la razón, a la inteligencia humana. 
   b) la de persuadir, dirigiéndose a la afectividad (a los sentimientos, a las emociones).

Es importante destacar que normalmente cuando hablamos de comunicación rápidamente entendemos que es diálogo. Cuando una persona habla y otra escucha es sólo una forma de comunicación. Existen otras formas y no solamente con la palabra las personas se comunican. La comunicación es un gesto, una actitud, un quedarse dormido, un no mirar, etc.
Se puede afirmar que la comunicación no es un acto, en el sentido de que se trata de algo simple, sino que es un proceso complejo, que posee varias etapas o pasos.

El proceso de comunicación

La comunicación no es un producto a elaborar sino un proceso dinámico, circular, permanente, y de modificación continua; en el que intervienen e interactúan distintos componentes.

Modelo de comunicación: 

La comunicación comienza con un emisor, que debe codificar el mensaje y seleccionar un canal de comunicación para transmitírselo a un receptor. Es el responsable de la comunicación. 

Es importante que tenga en cuenta:

Su actitud: en lo que respecta a sí mismo, hacia el tema a comunicar y hacia el receptor.
Sus conocimientos y los del receptor: no logrará una efectiva comunicación si transmite la información en un nivel que el receptor no pueda decodificar.
El sistema socio cultural: para comunicar con eficiencia se deberá tener en cuenta el marco social y cultural (valores, religión, educación, clase social)
Sus habilidades para la comunicación: saber escuchar, codificar, seleccionar el canal adecuado, diseñar el mensaje certero.

El que tiene el propósito de comunicar  es el emisor, que puede ser una persona o un grupo de personas, este tratará mediante un estímulo de producir una respuesta.

Así envía un mensaje al receptor. El mensaje es el contenido,  es la decisión de significar y simbolizar una idea a través de los códigos.

Dependiendo del mensaje que se desea enviar, algunos canales de comunicación serán más adecuados que otros (más adelante se detallaran los diferentes canales de comunicación)

El armado del contenido o mensaje es fundamental para la comprensión de la idea.

Para que el mensaje pueda ser entendido el receptor debe codificarlo, es decir traducirlo en símbolos que tengan sentido y significado para el receptor. Este no recibe lo que se le emite, sólo lo que percibe y comprende.

Para ser más efectivo en la transmisión del mensaje, el receptor deberá considerar:

1. ¿Cuál es mi objetivo?

2. ¿Quién es el receptor?

3. ¿Qué espera el receptor recibir?

4. ¿Cómo voy a desarrollar mis ideas?

5. ¿Cuánto tiempo tengo para transmitir?

6. ¿Con qué medios cuento para llegar al receptor?

La comunicación no será eficaz salvo que el receptor sea capaz de decodificar el mensaje y de comprender su verdadero significado.  Además de la voluntad o actitud del receptor para comunicarse es muy importante el grado de conocimientos y la capacidad psicofísica para descubrir, descifrar o interpretar los mensajes. El receptor puede malinterpretar un mensaje por varios motivos, por ejemplo si el mensaje está lleno de términos técnicos.

Debido a que hay una gran probabilidad de que se produzcan malas interpretaciones, cuando se comunica  debe preverse la posibilidad de que el receptor proporcione una retroalimentación o feed-back. De esta manera, el emisor podrá aclarar el mensaje si el verdadero significado del mismo no se ha comprendido. Esta retroalimentación es la parte que certifica el proceso.

El Feed-Back en la comunicación humana, representa los efectos que tuvo un mensaje, el cual como información, vuelve para mantener o alterar al comunicante. Una de las consecuencias de este modelo es que resulta imposible reconocer quién es causa y quién es efecto de una comunicación, y nos muestra entonces la idea de la circularidad de la comunicación o la Causalidad Circular. El modelo circular aumenta nuestra visión del contexto en que se desarrolla una comunicación y nos da, por ello, mejores pistas para su comprensión.

Estímulos que favorecen la comunicación

Verbales: Tienen que ver con la palabra. El uso de la palabra adecuada, clara y oportuna asegura, en gran medida, la interpretación del mensaje.
La comunicación verbal se divide en:
• Comunicación expresiva que abarca el decir y el escribir.
• Comunicación receptiva, que comprende el escuchar y leer.
La comunicación verbal utiliza como soporte el lenguaje.

Vocales: Son los estímulos producidos por la oralidad. En las comunicaciones interpersonales son muy comunes las comunicaciones “cara a cara”. En este tipo de situación adquiere mayor relevancia la utilización de la oralidad como medio para lograr los comportamientos deseados. El empleo correcto de la voz hará más efectivo nuestros mensajes. El tono, la velocidad, el volumen y la entonación adecuados lograrán “vestir” al mensaje para que sea decodificado por el receptor e impacte en su comportamiento. 

Situacionales: Son los elementos físicos que pueden ayudarnos a lograr el efecto esperado. Tiene que ver con:

• el lugar 
• la disposición espacial
• los colores
• el tiempo

Gestuales: Son los mensajes codificados por medio de símbolos corporales. Nuestro cuerpo permanentemente emite mensajes. Estos son transparentes (es muy difícil ocultar, desfigurar o enmascarar nuestras emociones) y universales. La coherencia entre el pensar, el decir y el hacer hará más creíble el mensaje y, por lo tanto redundará en una mayor fidelidad en la recepción del mensaje.

Barreras comunicacionales

Los ruidos tanto del entorno, del receptor como del emisor, pueden bloquear o interrumpir el mensaje. La poca claridad de expresión por parte del emisor, el cansancio o distracción del receptor y los ruidos reales que distorsionan el mensaje (como por ejemplo, gente que habla, teléfonos que suenan o el ruido del tráfico) contribuyen en gran medida a la no comprensión del mensaje. Otras veces el motivo se encuentra en un exceso de información.

Las barreras suelen ser de distinto tipo. Algunas de las más comunes provienen de los factores siguientes:

- El marco individual de referencia
- Tendencia egocéntrica
- Prejuicios
- Credibilidad de la fuente
- Filtraje o Portero de Canal
- Problemas semánticos
- Sobreabundancia de información
- Las relaciones espaciales y conducta proxémica
- Diferencias de status

Barreras en la comunicación horizontal (relación simétrica):
• El lenguaje
• La personalidad de los protagonistas
• Las relaciones interpersonales
• La organización en sentido amplio

Barreras en la comunicación vertical descendente (Complementaria): 
• El estilo de mando
• Falta de habilidad
• Temor a perder el poder
• Las dimensiones y estructuras de la organización

Hay muchas más barreras de la comunicación que las enunciadas. Todas ellas forman un enemigo de las buenas comunicaciones entre las personas.

Cuando esto ocurre se suelen implementar herramientas para ayudar a salvar las barreras mencionadas, u otras.

Las herramientas por sí solas no garantizan una solución, muchas veces se conocen, pero no son bien utilizadas o hasta caen en el olvido por parte de quienes deben utilizarlas. Esto demuestra que las comunicaciones pueden fallar por un problema de actitud, que es en sí otra de las barreras en la comunicación humana. Quizás sea la barrera más frecuente y de eliminación más difícil, pues consiste en modificar actitudes y conductas.

La comunicación dentro de la empresa

La empresa está inserta dentro de un entorno, del cual no puede vivir aislada. Necesita forzosamente comunicarse con él. Allí están sus clientes, sus proveedores, las instituciones sociales, las de gobierno, con quienes por diferentes razones no puede perder contacto. Asimismo, fuera de la empresa existe una red de comunicaciones, entre entes o individuos ajenos a la empresa, pero sobre temas que pueden ser relativos a ella. Por ejemplo los proveedores se comunican entre sí para hablar bien o mal de la empresa, lo mismo ocurre con los clientes, con los entes oficiales, etc.

La comunicación invade la actividad organizacional; es el proceso por el cual las cosas se realizan en las organizaciones. Cada empleado está continuamente afectado por el proceso de comunicación.

Para los gerentes, la comunicación efectiva es una destreza crítica ya que las funciones de control, organización y planificación se convierten en operativas a través de la actividad comunicativa.

La buena comunicación es el hilo en común que une a todas las personas, planes, estrategias y compromisos, y puede ayudar a promover la confianza y cooperación.

Las comunicaciones, tanto internas como externas, se manifiestan en tres formas:

La comunicación formal: Respeta el canal formalmente establecido. Por ejemplo entre el jefe y su colaborador.

La comunicación informal: Va por fuera de los canales formales. Por ejemplo  cuando el proveedor habla con un empleado de la empresa, que utiliza para su tarea el producto que el primero vende.

El rumor: Se refiere a la forma de comunicación generalmente deformada en su contenido, que se recibe de manera informal. A veces el rumor es interno a la empresa, referido a la misma y otras veces,  circulan rumores referidos al entorno que en alguna mediada le atañen. En todos estos casos, el rumor fu sólo eso, pero igualmente conllevó a preocupaciones, distracciones y costos.

Para asegurar la calidad de las comunicaciones tanto internas como externas, en las organizaciones se recurre a “herramientas” apropiadas que se detallarán mas adelante.

Canales formales de la comunicación

Son los que fluyen dentro de la cadena de mando o de la responsabilidad de las tareas definidas por la organización.

Existen tres canales de comunicación formal: Ascendente, descendente y horizontal.

Los cuáles se detallaran más adelante.

La comunicación descendente y ascendente es la modalidad que se utiliza en las compañías tradicionales de organización vertical. Sin embargo, en el nuevo lugar de trabajo se da más importancia a la comunicación horizontal en la que los empleados comparten información entre departamentos y niveles.

La comunicación electrónica (entre ellas el correo y los mensajes instantáneos) ha facilitado más que nunca el flujo de información en todas las direcciones.

Canales informales de la comunicación

Fuera de los canales oficiales hay canales informales de la comunicación que no aceptan la jerarquía de autoridad. Coexisten con la comunicación formal sin que pasen por los niveles jerárquicos, sino que cruzan las líneas verticales de mando para conectar prácticamente a todo el personal.

Direcciones de comunicación en la organización

El diseño de una organización debiera entregar la comunicación en cuatro distintas direcciones: descendente, ascendente, horizontal y diagonal, que establecen el marco de trabajo dentro del cual la comunicación ocurre en una organización.

Comunicación ascendente: Permite a los empleados comunicar sus ideas y sentimientos a las personas encargadas de tomar decisiones y situadas en los niveles más altos. Sirve para suministrar información, elevar sugerencias, dar a conocer opiniones y para obtener precisión de la comunicación descendente.Incluye los mensajes que fluyen de los niveles bajos a los altos dentro de la jerarquía. Las empresas procuran construir canales sanos para ella. Los empleados necesitan manifestar sus quejas, indicar el avance y retroalimentar las iniciativas de los gerentes. Cuando se combina un flujo sano de comunicación ascendente y descendente se garantiza que se realice el circuito de la comunicación entre los ejecutivos y el personal.

Comunicación descendente: Es el flujo más conocido y obvio de la comunicación formal, la comunicación descendente, se refiere a los mensajes y a la información enviada por los altos directivos a los subordinados. Por esta dirección los líderes comunican, asignan recursos, dan instrucciones, señalan problemas que hay que corregir, solicitan información, emiten disposiciones,etc

Comunicación horizontal: Tiene lugar entre miembros de un mismo grupo de trabajo, entre miembros de grupos de trabajo al mismo nivel, entre administradores o entre cualquier personal de nivel horizontal equivalente. Este tipo de comunicación es necesaria para ahorrar tiempo y facilitar la coordinación. Su propósito no es solo informar, sino pedir apoyo y coordinar las actividades.

Comunicación diagonal: Es la comunicación que atraviesa las funciones y niveles en una organización; es importante cuando los miembros no pueden comunicarse a través de los canales descendentes, ascendentes y horizontales.

Las comunicaciones internas y sus “herramientas”

Son muchas las “herramientas” utilizables en las empresas para mejorar la calidad de sus comunicaciones internas. Algunas sirven para controlar la comunicación que desde el nivel de Dirección se hace descender a los niveles inferiores (comunicación descendente). Otras sirven para que desde los niveles menores llegue la información a los niveles de Dirección (comunicación ascendente). Y otras permiten producir un intercambio “en un mismo nivel” (comunicación horizontal)

Herramientas de comunicación descendente:

Son entre otras las siguientes:

Manual operativo de comunicaciones: Prevé de que manera se deben hacer descender las comunicaciones. Define los papeles de quienes habrán de ocuparse formalmente de ello,  de que manera habrán de hacerlo,  por que canales y en que momento. Permite evitar que las comunicaciones tomen un camino de informalidad negativo.

Periódicos y revistas: Permite a la Dirección hacer llegar su mensaje a los colaboradores y a sus familias. Contiene noticias sobre la marcha de la empresa, sobre los cambios o hechos sobresalientes que puedan tener interés general, y también comentarios sobre los empleados y sus familias (promociones, ingresos, etc.)

Manuales generales: A través de estos la empresa envía, por ejemplo, mensajes relativos al cuidado de la salud, a la prevención de accidentes laborales, al tratamiento de situaciones de emergencia como incendios o accidentes, etc.

Pizarras de anuncios: Exhibidores o carteleras colocadas en lugares estratégicos del edificio, que pueden ser vistas por toda la gente de la organización. Contienen noticias relacionadas a todos aquellos hechos o situaciones que puedan interesar al personal.

Las herramientas de la comunicación ascendente:

Entre otras pueden mencionarse las siguientes:

Encuesta de moral: Si se mide la “moral”, se podrán hacer ajustes que adecuarán aspectos que han deteriorado el grado de satisfacción, e indirectamente, y como consecuencia, la productividad. Pueden ser anónimas o no y puede ser obligatorio contestarlas o no, depende de las políticas vigentes en la empresa.

Encuesta de capacitación:  Para favorecer el aprendizaje permanente y la capacitación del personal en cuanto a los cambios en los métodos, la tecnología, etc. Cada nivel de la organización opina sobre las necesidades de los niveles inferiores, lo cual se puede completar, haciendo que cada nivel, a su vez, opine sobre sus propias necesidades. Así se obtiene una opinión representativa de las necesidades de capacitación existentes.

Sugerencias: El esquema tradicional propone la colocación de buzones en lugares estratégicos donde el personal puede depositar su sugerencia escrita respecto de aspectos que a su juicio debieran mejorarse. La sugerencia induce a la participación, pero dando aportaciones individuales, lo cual se opone al equipo. Quizás en culturas donde el individualismo está superado, esta herramienta podría tener una aplicación positiva.

Las herramientas de comunicación ascendente-descendente:

Este tipo de comunicación no es unidireccional como en los casos anteriores, si no que se trata de una comunicación de ida y vuelta. Se incluye en este tipo de comunicación tres herramientas fundamentales.

Reuniones de trabajo

Entrevistas de trabajo

Calificación del rendimiento en el trabajo

Actividad Grupal

Cuadro conceptual utilizando html.

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El tema que nos tocó es Comunicación.

Esperamos que les guste. Saludos!

Chicos.. el trabajo q teniamos hasta el momento lo subo al mail... ASUNTO: "COMUNICACION"