Son muchas las “herramientas” utilizables en las empresas para mejorar la calidad de sus comunicaciones internas. Algunas sirven para controlar la comunicación que desde el nivel de Dirección se hace descender a los niveles inferiores (comunicación descendente). Otras sirven para que desde los niveles menores llegue la información a los niveles de Dirección (comunicación ascendente). Y otras permiten producir un intercambio “en un mismo nivel” (comunicación horizontal)
Herramientas de comunicación descendente:
Son entre otras las siguientes:
Manual operativo de comunicaciones: Prevé de que manera se deben hacer descender las comunicaciones. Define los papeles de quienes habrán de ocuparse formalmente de ello, de que manera habrán de hacerlo, por que canales y en que momento. Permite evitar que las comunicaciones tomen un camino de informalidad negativo.
Periódicos y revistas: Permite a la Dirección hacer llegar su mensaje a los colaboradores y a sus familias. Contiene noticias sobre la marcha de la empresa, sobre los cambios o hechos sobresalientes que puedan tener interés general, y también comentarios sobre los empleados y sus familias (promociones, ingresos, etc.)
Manuales generales: A través de estos la empresa envía, por ejemplo, mensajes relativos al cuidado de la salud, a la prevención de accidentes laborales, al tratamiento de situaciones de emergencia como incendios o accidentes, etc.
Pizarras de anuncios: Exhibidores o carteleras colocadas en lugares estratégicos del edificio, que pueden ser vistas por toda la gente de la organización. Contienen noticias relacionadas a todos aquellos hechos o situaciones que puedan interesar al personal.
Las herramientas de la comunicación ascendente:
Entre otras pueden mencionarse las siguientes:
Encuesta de moral: Si se mide la “moral”, se podrán hacer ajustes que adecuarán aspectos que han deteriorado el grado de satisfacción, e indirectamente, y como consecuencia, la productividad. Pueden ser anónimas o no y puede ser obligatorio contestarlas o no, depende de las políticas vigentes en la empresa.
Encuesta de capacitación: Para favorecer el aprendizaje permanente y la capacitación del personal en cuanto a los cambios en los métodos, la tecnología, etc. Cada nivel de la organización opina sobre las necesidades de los niveles inferiores, lo cual se puede completar, haciendo que cada nivel, a su vez, opine sobre sus propias necesidades. Así se obtiene una opinión representativa de las necesidades de capacitación existentes.
Sugerencias: El esquema tradicional propone la colocación de buzones en lugares estratégicos donde el personal puede depositar su sugerencia escrita respecto de aspectos que a su juicio debieran mejorarse. La sugerencia induce a la participación, pero dando aportaciones individuales, lo cual se opone al equipo. Quizás en culturas donde el individualismo está superado, esta herramienta podría tener una aplicación positiva.
Las herramientas de comunicación ascendente-descendente:
Este tipo de comunicación no es unidireccional como en los casos anteriores, si no que se trata de una comunicación de ida y vuelta. Se incluye en este tipo de comunicación tres herramientas fundamentales.
Reuniones de trabajo
Entrevistas de trabajo
Calificación del rendimiento en el trabajo
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